Jednym z problemów podczas udostępniania arkusza do uzupełniania przez innych użytkowników jest jakość danych, które są przez nich uzupełniane. Przykłady: nazwy firm bez "S.A." lub "z o.o.", brak wielkich liter, błędy ortograficzne etc. Na szczęście Excel został wyposażony w bardzo przyzwoite narzędzia o nazwie poprawność danych, które możemy wykorzystać do ograniczenia wpisywanych danych tylko do wartości z listy rozwijanej.

Posłużmy się przykładem jak na poniższym rysunku:

Załóżmy, że chcemy ograniczyć wpisywanie danych do komórek w kolumnie "C" (Producent) do tych producentów, z którymi mamy podpisane umowy. W tym celu w pierwszym kroku robimy listę wszystkich producentów, których chcemy umieścić na naszej liście rozwijanej. Listę producentów możemy umieścić gdziekolwiek - ja umieszczam ją zwykle w osobnym arkuszu (który zresztą ukrywam). W tym przykładzie umieścimy ją w arkuszu Arkusz2 i będzie się ona składała z 5 pól (komórki A1:A5):

Następnie postępujemy wg poniższego algorytmu:

1. Klikamy w pierwszą komórkę, w której chcemy mieć naszą listę rozwijaną (Arkusz1 i kolumna Producent).
2. Klikamy zakładkę Dane.
3. Wybieramy Poprawność danych z grupy Narzędzia danych.
4. Klikamy zakładkę Ustawienia.
5. W Dozwolone wybieramy Lista.
6. Jako Źródło zaznaczamy wcześniej zdefiniowaną listę producentów.

Poszczególne kroki zilustrowałem rysunkiem:

Aby uzyskać ten sam efekt w pozostałych komórkach kolumny Producent wystarczy skopiować komórkę, która juz została zaopatrzona w naszą listę rozwijaną (CTRL+C), zaznaczyć komórki, w których chcemy tę listę zaaplikować i wkleić specjalnie (Narządzia główne - Wklej - Wklej specjalnie) i z opcji wklejania wybrać tylko Sprawdzanie poprawności.

Po kliknięciu w którąkolwiek z tych komórek po jej prawej stronie będzie widniał znaczek listy rozwijanej (grot strzałki w dół), a po rozwinięciu możliwość wyboru jednego ze zdefiniowanych wcześniej producentów:

Tips

• Zawartość listy może być również podana bezpośrednio (bez konieczności wcześniejszego wpisywania tych danych do komórek arkusza) w opcjach Poprawności danych, a dokładniej w polu Źródło: poszczególne wartości oddzielamy od siebie średnikami.
• Aby usunąć naszą listę rozwijaną z komórek, wystarczy zaznaczyć te komórki, wywołać menu sprawdzania poprawności (Dane - Sprawdzanie poprawności) i w zakładce Ustawienia nacisnąć przycisk Wyczyść wszystko.

Podsumowanie

Takie rozwiązanie nie tylko pozwola nam na uniknięcie błędów, ale dodatkowo przyspiesza wpisywanie tych wartości (zwłaszcza, jeśli dane z listy rozwijanej są długie), nadaje arkuszom estetyczny i bardziej profesjonalny wygląd oraz pozwala na ścisłą kontrolę tego, co jest wpisywane.

Powiązane artykuły:

• Sprawdzanie poprawności danych
• Nazwy zakresów: tworzenie i odwołania
• Wypełnianie i serie danych
• Excel 2007 – Style i motywy
• Wtorki z VBA – kontrolki na formularzach