Nazwy zakresów: tworzenie i odwołania
Od niepamiętnych czasów istnieje w Excelu możliwość odwoływania się do danych za pomocą utworzonych wcześniej nazw. Jest to mechanizm prosty, niezwykle pomocny przy budowie arkuszy, które będą wykorzystywane i modyfikowane wielokrotnie, a jednak dość rzadko używany. Postanowiłem przybliżyć Wam ten mechanizm i w ciągu najbliższych kilku tygodni opiszę najważniejsze zagadnienia z tym związane. Dziś utworzymy nazwy oraz spróbujemy się do nich odwołać.
Tworzenie nazw
Istnieją dwa znane mi sposoby tworzenia nazwanych zakresów lub komórek.
Pierwszy (prostszy, szybszy ale dający nam mniej możliwości) to zaznaczenie komórki lub zakresu, któremu chcemy nadać nazwę, wpisanie tej nazwy w Pole Nazwy znajdujące się po lewej stronie paska formuł i naciśnięcie Enter. Tak zdefiniowana nazwa będzie możliwa do wykorzystania w całym naszym skoroszycie (nie tylko w aktywnym arkuszu).
Drugi (nieco więcej klikania, ale dający nam więcej możliwości) to wybór opcji Definiuj nazwę z zakładki Formuły z wstążki w Excelu 2007. Dlaczego mielibyśmy z tego korzystać? Dlatego, że mamy dostęp do trzech dość ważnych i pożytecznych możliwości:
- Możemy określić zakres obowiązywania naszej nazwy, czyli czy definiowana przez nas nazwa będzie mogła być użyta tylko w jednym (wybranym przez nas) arkuszu, czy w całym skoroszycie;
- Definiując nazwę, możemy zmienić zaznaczony wcześniej zakres;
- Zamiast definiować nazwę dla zakresów komórek możemy zdefiniować nazwę dla funkcji lub formuły (np.: zdefiniować nazwę
Wczoraji w polu Odwołuje się do wpisać=DZIŚ()-1).
Powyższe trzy możliwości mają dość istotne znaczenie. Wybierając (patrz punkt 1) zakres tylko jako pojedynczy arkusz możemy zdefiniować takie same nazwy w różnych arkuszach, które mogą wskazywać na różne zakresy komórek (lub podawać wyniki różnych formuł). Oczywiście musicie pamiętać, że tak zdefiniowane nazwy, będą obowiązywać tylko w tych arkuszach, które podaliście w polu Zakres.
Używanie nazw
Używanie nazw jest naprawdę niezwykle proste, a co więcej powoduje, że pisanie formuł jest bliższe naszego naturalnego myślenia/języka. Generalnie nazw używamy wpisując je w miejsce używanych zakresów komórek. Np. Jeśli zakresowi komórek A1:A10 nadamy nazwę Ilość to zamiast wpisywać =SUMA(A1:A10) możemy wpisać =SUMA(Ilość).
W taki sam sposób możemy użyć nazwy, która została przypisana do formuły (patrz wyżej na definicję nazwy Wczoraj). Zamiast wpisywać formułę =DZIŚ()-1 możemy użyć formuły =Wczoraj.
Dlaczego warto stosować nazwy?
Powodów jest wiele. Ja wymienię tylko te, które wydają mi się najważniejsze:
- Używane w formułach nazwy powodują, że arkusz jest czytelny dla innych użytkowników lub nawet autora arkusza, który wraca do niego po kilku miesiącach.
- Arkusz staje się łatwiejszy do edycji i zmian.
- Jeśli dobrze przemyślimy użycie nazw, arkusz staje się niezwykle elastyczny - zamiast zmieniać kilka komórek z formułami/odwołaniami do zakresów wystarczy wtedy zmienić tylko jedną nazwę.
- Dostajemy nowe możliwości pracy: np. zakresy rozszerzające się i zwężające automatycznie.