Dziś będę kontynuował wątek rozpoczęty w zeszłym tygodniu, dotyczący sprawdzania poprawności danych. Ostatnio wyjaśniłem jak ograniczyć wprowadzane dane tylko do wybranych pozycji z listy rozwijanej, natomiast dziś przedstawie Wam sposób jak sprawdzać poprawność wprowadzanych danych.

Reguł sprawdzania poprawności danych możemy użyć na wiele sposobów, m.in. do sprawdzenia:

• czy wprowadzane dane mają poprawny format (np. data),
• czy dane są liczbami całkowitymi czy z częścią dziesiętną, czy są datami, czasem, a nawet tekstem o określonej długości,
• czy wartości są mniejsze, większe, między, równe lub różne od podanych parametrów.

Jak widzicie możliwości tutaj jest bardzo wiele. Ważne przy tym jest, że możemy ustawić komunikat informujący użytkownika, że wprowadzona przez niego wartość jest niezgodna z naszymi oczekiwaniami. Reguła poprawności danych ustawiona dla jednej komórki może być łatwo przekopiowana do innych za pomocą Edycja - Wklej - Wklej specjalnie - Sprawdzanie poprawności.

Jak zwykle przećwiczymy reguły na przykładzie:

Zadanie polega na:

• Ograniczeniu wprowadzanych danych do kolumny Sprzedaż tylko do liczb dodatnich.
• Po naciśnięciu komórki powinna pojawić się podpowiedź jakie wartości są akceptowane przez arkusz.
• W przypadku wprowadzania wartości spoza określonego zakresu (np. tekst lub liczba ujemna) powinien się pojawić komunikat o błędzie z możliwością ponownego wpisania danych.

Zaczynamy:

1. Klikamy na komórkę, gdzie będzie sprawdzana poprawność danych (u nas C2).
2. Klikamy w zakładkę Dane.
3. Klikamy w przycisk Poprawność danych z grupy Narzędzia danych.
4. Klikamy zakładkę Ustawienia.
5. W Dozwolone wybieramy Dziesiętne (sprzedaż nie musi być liczbą całkowitą).
6. W Wartości danych: wybieramy większa niż.
7. W Minimum wpisujemy 0 lub klikamy na komórkę ze zdefiniowanym naszym minimum.



8. Klikamy zakładkę Komunikat wejściowy.
9. Zaznaczamy pole Pokazuj komunikat wejściowy przy wyborze komórki.
10. W polu Tytuł wpisujemy tytuł naszego komunikatu.
11. W polu Komunikat wejściowy wpisujemy naszą podpowiedź.



12. Klikamy w zakładkę Alert o błędzie.
13. Zaznaczamy opcję Pokazuj alerty....
14. Wybieramy Styl (zwróćcie uwagę na pojawiającą się ikonkę po zmianie stylu.)
15. Wprowadzamy Tytuł: oraz Komunikat o błędzie.

Po kliknięciu OK nasza reguła zostanie zaaplikowana do wybranej komórki. Po wprowadzeniu wartości spoza zdefiniowanego zakresu, pojawi nam się okienko z naszym komunikatem błędu i Excel nie przyjmie błędnej wartości.

Tips

• Oczywiście należy skopiować reguły (Wklej specjalnie - Sprawdzanie poprawności) do wszystkich komórek, gdzie oczekujemy danych.
• Aby zmienić kryteria, nie musimy usuwać starych - możemy je zmienić bez zmiany samych reguł.
• Kiedy w punkcie 14 wybieramy styl warto pamiętać, że styl to nie tylko obrazek: to również zachowanie się Excela gdy wartość będzie poza zakresem: styl informacji oraz ostrzeżenia pozwoli na wprowadzanie danych spoza zakresu do komórki, podczas gdy styl błędu uniemożliwi to.

Powiązane artykuły:

• Lista wyboru w komórkach
• Nazwy zakresów: tworzenie i odwołania
• Wypełnianie i serie danych
• Excel 2007 – Style i motywy
• Wtorki z VBA cz.14 – Zapisywanie zakresów